top of page

Sisäinen viestintä: pullonkauloja vai soljuvaa tietovirtaa?

Sisäinen viestintä, työyhteisöviestintä, sisäiset suhteet, työntekijäviestintä – rakkaalla lapsella on monta nimeä. Silti kaikki termit viittaavat samaan asiaan: miten saada viesti kulkemaan työkaverilta toiselle ja kaikki puhaltamaan yhteen hiileen? Tästä blogista saat tukea oman työpaikkasi solmukohtien tunnistamiseen ja avaamiseen.


Työyhteisöviestinnäksi lasketaan kaikki organisaation sisällä tapahtuva viestintä lähtien intranetin uutisista aina kahvitauon pullantuoksuiseen höpöttelyhetkeen asti. Tämä tietysti tarkoittaa, että jokainen työntekijä osallistuu omalta osaltaan sisäiseen viestintään – olipa hän tullut ajatelleeksi sitä tai ei. Juuri tämän vuoksi sisäisen viestinnän kehittäminen ja sen vaikutusten ymmärtäminen on tärkeää.


Työyhteisöviestintään kannattaa panostaa


Koska viestintä on keskeisessä roolissa kaikkialla organisaatiossa ja osana kaikkia toimintoja, siihen kannattaa panostaa. Alla muutama syy listattuna:


  • Selkeä työyhteisöviestintä tehostaa ja helpottaa työntekoa sekä vähentää työntekijöiden stressiä.

  • Tyytyväiset, hyvät tekijät pysyvät talossa.

  • Sisäinen viestintä näkyy ulospäin työnantajamielikuvana ja rekryissä.

  • Epäonnistunut työyhteisöviestintä saattaa johtaa jopa mainekriisiin.


Kaunistelematta voisikin sanoa, että yrityksillä ei oikeastaan ole varaa olla pistämättä paukkuja sisäiseen viestintään.


Neljä näkökulmaa sisäiseen viestintään


Tampereen yliopistolla Leena Mikkola ja Tarja Valkonen löivät viisaat päänsä yhteen työyhteisöviestintää tutkiakseen (Developing Workplace Communication, 2019). Tässä blogissa on hyödynnetty heidän teoriaansa, jota on höystetty Norra Commsin asiantuntijuudella.


1. Jaettu missio ja visio


Kaiken takana on yhteinen ymmärrys siitä, mitä organisaatiossa tehdään ja miksi (missio) sekä mihin organisaatio on matkalla ja millainen se tahtoo olla tulevaisuudessa (visio).


On tärkeää, että jokainen työntekijä ymmärtää, miten juuri hänen työpanoksensa vaikuttaa koko organisaation menestykseen. Nyt jo tietynlaiseen kulttimaineeseen on noussut tarina NASA:n siivoojasta. Kun häneltä kysyttiin, mitä hän tekee työkseen, hän vastasi ytimekkäästi: ”Autan lähettämään ihmisen kuuhun.”


Yhteinen ymmärrys työtehtävistä, tavoitteista sekä työhön tarvittavista resursseista helpottaa jokaisen päivittäisiä hommia. Silloin koko organisaatio kulkee samaan suuntaan poukkoilematta ympäriinsä. Lisäksi mission ja vision ymmärrys sekä niiden näkyminen käytännössä vaikuttavat siihen, kuinka merkitykselliseksi oma työ koetaan ja kuinka sitoutunut työntekijä on. Oman ahkeroinnin sitominen isoon kuvaan on monelle todella tärkeää.


Tiivistäen: Jaettu missio ja visio vaikuttavat työntekijöiden sitoutumiseen ja viihtyvyyteen ja näin myös organisaation tavoitteiden saavuttamiseen.


2. Tiedonhallinta


Varsinkin tietotyö on ennen kaikkea tiedonhallintaa, jossa työ on pitkälti tiedosta viestimistä muille. Esimerkiksi epäselvät vastuut tiedon tuottamisessa ja jakamisessa muille voivat olla merkittäviä pullonkauloja tiedonhallinnassa. Eräs tuntematon LinkedIn-käyttäjä kuvasi sisäisen viestinnän haasteita erityisen samaistuttavalla tavalla:


”Jos pitäisi piilottaa ruumis, piilottaisin sen intraan, koska sieltä ei kukaan ikinä löydä mitään.”


Tiedonhallintaa on hyvä tarkastella seuraavien kysymysten avulla:


  • Mitä tietoa kukakin tarvitsee? Me kaikki elämme valtavassa infoähkyssä, joten kannattaa välttää turhaa sähköpostiketjussa cc:nä roikottamista tai uutiskirjeiden lähettämistä kaikesta kaikille. Tällöin on vaarana, että olennainen tieto hukkuu kaiken epäolennaisen joukkoon.

  • Missä tieto on saatavilla? Jokaiselle pitäisi olla selvää, mistä saa esimerkiksi omaan työhönsä tai työterveyteen liittyvää tietoa. Näin säästetään kaikkien aikaa ja hermoja.

  • Kenellä on vastuu tiedon luomisesta ja välittämisestä? Tuotekehityksen prosessi, asiakkaalle lähtenyt tarjous ja lounasravintolan poikkeavat aukioloajat – tietoa on monenlaista, mutta yhteistä näille esimerkeille on se, että pitää olla selvää, kenen vastuulla tiedon luominen ja välittäminen on. Samoin pitää olla selvillä, missä aikataulussa tiedon pitää kulkea.


3. Viestinnän käytännöt


Kuten muissakin totutuissa toimintatavoissa, myös viestinnän käytännöissä on helppo vain ”tehdä niin kuin on aina tehty”. Toisaalta siinä missä työpaikan käytännöt vaikuttavat ihmisten käyttäytymiseen, samalla ihmisten tapa viestiä muuttaa käytänteitä. Palaverikäytännöksi voi huomaamatta rakentua tapa vastailla akuutteihin sähköposteihin kokouksen aikana. Viestinnän käytäntöjä voi kuitenkin rakentaa tietoisesti: yhdessä voidaan sopia, että palavereissa keskitytään kokouksen aiheeseen ja muut asiat hoidetaan muulloin.


Yhteiset oletukset viestintätavoista kannattaakin mieluummin muuttaa sovituiksi käytännöiksi ja kirjata ylös. Yhdessä voidaan esimerkiksi sopia, miten kollegoille annetaan palautetta ja mitä esimerkiksi rakentavalla palautteella tarkoitetaan. Jos yhdessä sovituista pelisäännöistä poiketaan, niistä on myös helpompi huomauttaa.


4. Vuorovaikutus


Etenkin nykyisessä hybridityöskentelyssä on hyvä pitää mielessä, että vuorovaikutus voi olla kasvokkaista tai medioitua. Puheluilla, chat-viesteillä, sähköposteilla ja etäpalavereillakin on paikkansa modernissa työelämässä eivätkä ne ole vuorovaikutuksen kannalta toissijaisia.


Monet työyhteisöviestinnän haasteet nousevat esiin usein työntekijöiden keskinäisessä vuorovaikutuksessa, vaikka ongelman juurisyy olisikin muualla. Esimerkiksi asiantuntijatyötä tekevä voi vaikkapa ajatella, että hänen kollegansa panttaa tietoa tahallaan, vaikka varsinainen ongelma olisikin tiedonhallinnassa. Tällaiset väärinymmärrykset saattavat lopulta johtaa tulehtuneisiin tilanteisiin työpaikalla.


Sosiaaliset taidot ovat tärkeitä työnkuvasta riippumatta. Lopulta nimittäin koko organisaation tavoitteiden saavuttaminen voi olla kiinni työntekijöiden välisestä vuorovaikutuksesta.



Miten sisäiset viestit kulkevat teidän organisaatiossanne? Jos koneisto tuntuu kaipaavan öljyämistä, autamme mielellämme! Laita viestiä meille viestiä hello@norracomms.fi



Kommentare


bottom of page